행사 처음 맡았다면 — D-8주 체크리스트

행사 준비는 크게 세 구간입니다. D-8주에 목적·예산·장소를 확정하고, D-5주에 벤더 발주와 제작물 초안을 잡고, D-2주부터 명단 확정과 리허설로 마무리합니다. 짜릿이 여러 행사를 운영하며 본 공통된 흐름을 순서대로 정리했습니다.

D-8주 ~ D-6주 — 큰 그림

• 행사 목적·참가 규모·예산 범위 확정
• 장소 예약 (성수기에는 이 시점에도 늦을 수 있습니다)
• 필요한 서비스 항목 대략적으로 정리 (등록 시스템, 명찰, 키오스크, MC 등)

D-5주 ~ D-3주 — 실행 준비

• 벤더 견적 요청 및 비교 — 이 시점에 발주해야 제작 기간을 확보할 수 있습니다
• 발표자료·연사 정보 등 콘텐츠 수급 시작 (계속 업데이트될 걸 각오할 것)
• 명찰·명패 등 제작물 초안 확정

여기서 완벽한 확정을 기대하면 안 됩니다. 실제로 아주대 의학교육 성과보고회에서는 행사 3주 전까지 발표자료가 계속 바뀌었고, 발표 2건은 당일 직전에야 도착했습니다. 변수는 기본값입니다.

D-2주 ~ 당일 — 마무리

• 최종 명단·좌석·동선 확정
• 제작물(명찰·명패·배너) 납품 확인
• 현장 리허설 — 음향, 동선, 등록 데스크 위치
• 당일 — 스탭 배치, 등록 데스크 오픈, 실시간 변수 대응